«Hey, warst Du schon wieder krank?»

Wer kennt das nicht, da bist Du einmal abwesend und kannst auf Grund einer Grippe nicht zur Arbeit erscheinen und schon kommt es den Anderen so vor, als wäre man ständig krank. Gemäss Video der Homepage Suva [1], fällt jeder Mitarbeitende im Jahr ca. 6.5 Tage aus. Spürbar ist eine solche Absenz vor allem in kleineren Teams oder auch in der Planung, die durch eine Abwesenheitsmeldung ganz schön ins Schwanken kommen kann. Auch für die jeweiligen Objektverantwortlichen kann es schwierig sein, das Team zusammen zu halten, vor allem wenn solche Absenzen immer wieder vorkommen.


Meine Motivation

«Massive Erhöhung der UVG und KTG Versicherungsprämien»

Diese Meldung [2] kommunizierte der CEO Nino Hafner der Firma Pantex AG am 26. Februar 2019 intern an alle Mitarbeitenden. Da die Summe der Unfall- und Krankentage im Jahr 2018 massiv gestiegen ist, erhöhten die Versicherungen die Prämien entsprechend. Nebst der Belastung des Unternehmens, tragen wir Mitarbeitende über unseren Lohn die Hälfte der jeweiligen Prämien.

Nach dieser E-Mail wurde mir erst richtig bewusst, was eine Absenz bedeuten kann. Nicht nur ich muss nun eine höhere Prämie an die Unfall- und Krankentaggeldversicherung bezahlen und erhalte dadurch weniger Lohn, sondern jeder von uns. Mich persönlich hat diese Nachricht ziemlich wachgerüttelt, weshalb ich bezüglich der Handhabung von Absenzen in der Pantex AG grossen Handlungsbedarf sehe.

Durch meine Recherchen im Internet über das Thema Absenzenmanagement konnte ich mir einige Tipps und Tricks zur Verbesserung und Verminderung von Absenzen in einem Betrieb aneignen. Das Thema hat mich so gepackt, dass ich mich entschloss, darüber auch meine Seminararbeit für das CAS zu schreiben. Meine Motivation hinter dieser Arbeit war der Gedanke eine Vorlage für die Pantex AG zu entwerfen, so dass am Schluss eine Art Handbuch für die Handhabung von Absenzen entstehen sollte. Dies alleine genügt mir jedoch nicht, weshalb ich beschloss, meinen Blog-Beitrag auch über das Thema Absenzen zu schreiben. Mit diesem Beitrag möchte ich möglichst viele Mitarbeitende abholen und ihnen aufzeigen, was Absenzen im Betrieb bedeuten. Gerade auch weil viele Mitarbeitende an meiner Mitarbeiterumfrage teilgenommen haben - hierfür ein riesen DANKESCHÖN an alle - möchte ich nun hier einige diese Ergebnisse einfliessen lassen.

Was haben unsere Absenzen für Folgen?

Absenzen haben nicht nur finanzielle Auswirkungen. So muss die Planung zum Beispiel dafür sorgen, den abwesenden Mitarbeitenden ersetzen zu können. Oft sind die Abwesenheitsmeldungen sehr spontan und kurzfristig, weshalb für die Planung ein Mehraufwand entsteht. Durch die Umplanung kann nicht nur für die Planung eine Stresssituation entstehen, sondern auch für den jeweiligen Mitarbeitenden. Gerade in unserer Branche wird eine hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität abverlangt. Ausserdem können nicht alle Mitarbeitenden jeden Dienst ausführen, da sie zum Beispiel keine Einschulung in das jeweilige Objekt hatten. Des Weiteren kann es zu Unstimmigkeiten im Team kommen oder es kann sein, dass die Kundenzufriedenheit darunter leidet. Letzteres beispielsweise dann, wenn der Kunde über die Woche hinweg denselben Mitarbeitenden wünscht, durch den Ausfall aber ein Ungelernter einspringen muss.

All dies kann zu einem hohen Stresslevel führen, wobei Stress [3] wie folgt definiert wird:

«Stress ist ein subjektives Phänomen und wird als intensiver, unangenehmer Spannungszustand beschrieben, der entsteht, wenn eine stark negativ erlebte bedrohliche Situation nicht vermieden werden kann beziehungsweise lange andauert.»

Es stellt sich also die Frage, welche Massnahmen der frühzeitigen Gesundheitsförderung unternommen werden können, damit dieser Stress gar nicht erst entstehen kann.


Was nun?

Aus der Analyse der Thematik erkannte ich die Problematik von Absenzen und verstand mehr und mehr deren Folgen. Aber wie können diese verhindert werden? Ich habe mich zunächst mit Herrn Mirsad Ponjevic [4] in Verbindung gesetzt und konnte mich mit ihm austauschen, wie das Thema Absenzen bei der Post gehandhabt wird. Auch sie haben ein Absenzenmanagement, wobei der Arbeitgeber das Gespräch mit dem jeweiligen Mitarbeitenden sucht. Nicht nur mit ihm habe ich mich über dieses Thema ausgetauscht. Auch mit meiner Ehefrau, die für ein Unternehmen der Migros arbeitet, habe ich das Thema besprochen. Auch bei ihnen werden die Absenzen anhand von Stufengesprächen gehandhabt. Sie selber hatte schon mehrmals ein sogenanntes «Rückkehrgespräch», welches sie als sehr angenehm empfand.

Mögliches Vorgehen zur Verminderung von Absenzen

Durch die Recherchen im Internet und verschiedenen Büchern bin ich auf das sogenannte Stufengespräch aufmerksam geworden. Besonders in einem AYAR [5] wurde ein Prozess mit fünf verschiedenen Stufen aufgezeigt, den jeder Mitarbeitende durchlaufen muss, der eine Absenz aufwies.

Folgende Grafik [6] zur Verdeutlichung:

Diese Stufengespräche sollen nicht als Schikane für die Mitarbeitenden gelten, sondern genau das Gegenteil bewirken. Durch das erste Gespräch, das «Rückkehrgespräch», soll die Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeitenden und seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz ausgedrückt werden. Und dies natürlich ohne Unterton oder Sarkasmus, welcher fehl am Platz wäre.

Falls dieser Mitarbeitende in einem festgelegten Zeitraum erneut eine Absenz aufweist, würde er in das sogenannte «Fördergespräch» reinrutschen. Dabei würde der Mitarbeitende erneut ein Gespräch führen, wobei es dann eher darum geht, herauszufinden, ob der Mitarbeitende sich in seinem Aufgabengebiet wohl fühlt, oder ob seine Abwesenheiten vielleicht sogar etwas mit seinem Arbeitsalltag zu hat. Hierbei geht es vor allem darum den Mitarbeitenden frühzeitig aufzufangen und falls die Absenzen psychischer Natur sind, diese offen anzusprechen und eine Lösung für das Problem zu finden.

Sollte auch nach diesem Fördergespräch keine Besserung eintreten und der Mitarbeitende erneut eine Absenz aufweisen, würde die sogenannte «Standortbestimmung mit Zielvereinbarung» stattfinden. In dieser sollen konkrete Ziele mit dem jeweiligen Mitarbeitenden ausgearbeitet werden, die ihm eine gewisse Struktur und Halt geben soll.

Wenn auch dies nichts gebracht hat und der Mitarbeitende erneut krankheitsbedingt ausfällt, kommt das «Massnahmengespräch» zum Zuge. Hier werden exakte Massnahmen ausgearbeitet, um dem Mitarbeitenden nochmals die Chance zu geben, sich wieder im Berufsalltag zurecht zu finden.

Die oben aufgeführte Vorgehensweise klingt vielleicht ein wenig trocken und unpersönlich, vor allem bezüglich dem Massnahmengespräch. Dennoch bin ich der Meinung, dass mit diesem Vorgehen nicht nur die Personalabteilung entlastet werden kann, sondern auch die Mitarbeitenden selber am richtigen Platz eingesetzt werden und sie somit spüren wie wichtig sie für das Unternehmen sind. Ausserdem bestünde die Möglichkeit, diese Gespräche jeweils zwischen dem Mitarbeitenden und mit dem Objektverantwortlichen zu führen, womit eine zusätzliche Entlastung der Personalabteilung entsteht.

Die Gesprächsführung

Ein Gespräch zu führen ist nicht immer einfach, gerade wenn der Inhalt des Gesprächs eher negativ ist. Genau hier ist es aber wichtig, seinem Gegenüber mit dem nötigen Respekt zu begegnen. Aus unserem ersten Seminar möchte ich deshalb hier in diesem Abschnitt das PCM (Process Communication Model) erwähnen. Hierzu eine kurze Zusammenfassung des PCMs gemäss Kahler Communication - KCG GmbH [7]:

«Dieses verbindet die Welt der Persönlichkeitsstrukturen mit jener der Kommunikationsmodelle. (...) So zeigt das Kommunikationsmodell PCM einfache und praktisch schnell anwendbare Werkzeuge für die positive Gesprächsgestaltung (...).»

In diesem werden die Sprach- und Verhaltensweisen erklärt und es gibt Aufschluss darüber, wie wir die Welt wahrnehmen, wie wir kommunizieren und miteinander interagieren. Im Blogbeitrag von Frau Sabine Muth [8] habe ich mir erlaubt, folgenden Abschnitt zu zitieren:

«Kern des Models sind die sechs verschiedenen Persönlichkeitstypen, die jeder von uns in sich hat: Logiker, Beharrer, Macher, Empathiker, Träumer, Rebell. Jeder dieser Typen hat andere bevorzugte Kommunikations- und Verhaltensweisen und eine andere Art der Wahrnehmung. Zusammen formen sie unsere Persönlichkeitsstruktur. Da die Typen in jedem von uns unterschiedlich stark ausgeprägt sind, ticken und verhalten wir uns alle anders.»

Fazit

Durch die Stufengespräche sollen Absenzen in der Zukunft vermindert werden. So sollen wir alle diesen Prozess nach jeder Absenz durchlaufen. Für uns alle soll so Transparenz in die Abwesenheiten des einzelnen Mitarbeitenden gebracht werden. Ausserdem können uns diese Gespräche helfen unsere Absenzen zu reflektieren.

Mit dem Process Communication Model sollen diese Gespräche möglichst positiv verlaufen. Auf die einzelnen Bedürfnisse der Mitarbeitenden soll mit Respekt und Verständnis eingegangen werden. Ich hoffe, ich konnte Euch das Thema Absenzenmanagement etwas näherbringen und freue mich auf Eure Kommentare und Rückmeldungen.


Quellen

[1] Regula Müller, «Absenzen managen - Auffälligkeiten ansprechen», Online unter https://www.suva.ch/de-ch/news/2019/absenzenmanagement#sch-from-search, letzter Zugriff am 09.10.2020

[2] Nino Hafner, «Massive Erhöhung der UVG und KTG Versicherung», interner Blogbeitrag auf der Panthek https://www.pantex.ch/post/massive-erh%C3%B6hung-der-krankentaggeldversicherung, letzter Zugriff am 01.10.2020. [3] Peter Bechtel, Detlef Friedlich & Andrea Kerres, «Mitarbeitermotivation ist lernbar», Springer - Verlag, 2011. [4] GL-Mitglied der Pantex AG, Telefonat, 2019.

[5] Ayfer Ayar, «Führung und Gesundheitsstand», Verlag Dr. Müller, 2006. [6] Davide Petretta, «Absenzenmanagement - CAS Seminararbeit», Seite 27, 2020.

[7] Taibi Kahler, «Das PCM verbindet das Beste aus zwei Welten», Online unter https://kcg-pcm.de/, letzter Zugriff am 01.10.2020. [8] Sabine Muth, «Warum wir tun, was wir tun? Eine Erklärung mit PCM», Online unter https://www.pma.at/de/blog/process-communication-model, letzter Zugriff am 01.10.2020.

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