Wie erreiche ich mit der richtigen Kommunikation meine Ziele?

Aktualisiert: Okt 11

Im Rahmen meiner Weiterbildung zum Thema Leadership & Communication habe ich beschlossen, mir Gedanken zum Thema Kommunikation zu machen. Insbesondere widme ich mich der zwischenmenschlichen Kommunikation innerhalb einer Organisation und deren Stellenwert und Eigenheiten im Hinblick auf die Zielerreichung resp. die Auftragserfüllung.


Meine Erfahrungen in verschiedenen Firmen und als Zugführer während meines Militärdienstes haben mir gezeigt, dass der Kommunikationsstil innerhalb verschiedener Organisationen stark variiert und von der Firmenkultur und Aufbauorganisation abhängig ist. Bei allen führte jedoch ungenügende oder fehlerhafte Kommunikation über kurz oder lang zu Problemen, Missverständnissen, schlechter Stimmung und im schlimmsten Fall dazu, den erhaltenen Auftrag nicht erfüllen zu können. Dies konnte am Ende jeweils auf mangelhaftes Wissen bezüglich allgemeiner Kommunikationsgrundsätze oder auf die Wahl des falschen Kommunikationskanals zurückgeführt werden.


Grundsätze und eigene Erfahrung

Diese Problematik hat auch Andreas Dudas in seinem Blogbeitrag [1] aufgegriffen und sieben zentrale Punkte für wirksame Kommunikation aufgestellt. Nicht alle dieser Punkte haben für mich denselben Stellenwert, weshalb ich nachfolgend nur auf einzelne eingehe.

  1. Wahrnehmung

  2. Zuhören

  3. Kritik einstecken

  4. Feedback

  5. Emotionen

  6. Sprachhygiene

  7. Authentische Präsenz

Für mich als Führungskraft ist insbesondere das (aktive) Zuhören in der Kommunikation mit Unterstellten oder Kollegen von grosser Wichtigkeit. Dabei geht es darum, gewisse Gesprächshaltungen zu berücksichtigen, welche Ehrlichkeit und Akzeptanz vermitteln [2]. Um meinem Gegenüber zu signalisieren, dass ich mit meiner Aufmerksamkeit beim Gespräch bin, hilft es mir, das Gehörte in eigenen Worten wiederzugeben und bei Unklarheiten nachzufragen. Dies wird in der Literatur als Paraphrasieren bezeichnet [3]. So dauert ein Gespräch zwar länger als ein reiner sachlicher Informationsaustausch, hilft aber ein entspanntes und konstruktives Gesprächsklima zu erhalten. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es die Stimmung entspannt und die Konfliktlösung begünstigt, wenn ich mich für die Meinungen und Ansichten meines Gegenübers interessiere und diese ernst nehme. Ich muss diesen aber nicht zwingendermassen zustimmen. Mit diesem Vorgehen konnte ich während meines Militärdienstes mehrfach aufkommende Konflikte erkennen und im Keim ersticken, mich als Vorgesetzter besser in meine Unterstellten hineinversetzen und am Ende dadurch die gesetzten Ziele erreichen.

«Wer nachfragt, führt»

Dieser Aussage von Julia Düttmann [4] kann ich nur zustimmen. Denn durch aktives Nachfragen erfahre ich mehr über die Hintergründe der Aussagen meines Gegenübers, kann mehr Informationen für meine Entscheidungen nutzen und erlange dadurch mehr Handlungsspielraum. Mit ihrem Rat offene Fragen zu stellen, habe ich gute Erfahrungen gemacht, wenn genügend Zeit vorhanden ist. Damit gebe ich meinem Gegenüber die Gelegenheit ausführlich auf meine Fragen zu antworten und erfahre mehr über die Bewegründe und Gefühlslagen. Während des Paraphrasierens oder wenn nur wenig Zeit vorhanden ist, finde ich geschlossene Fragen sinnvoller, da ich in diesem Fall lediglich wissen möchte, ob ich einen Zusammenhang richtig verstanden habe resp. einen effizienten Informationsaustausch anstrebe.


Im Hinblick auf die Erreichung der gesetzten Ziele kommt der Sprachhygiene oder der Kommunikationsart aus meiner Sicht ebenfalls eine wichtige Rolle zu. Schaffe ich es nicht, meinem Gegenüber meine Absichten, Argumente oder auszuführende Aufträge klar und überzeugend zu vermitteln, werden diese allenfalls falsch verstanden oder falsch ausgeführt. Dies führt aus eigener Erfahrung rasch zur Frustration und Stress.

Dudas legt als Hilfestellung dem Leser in seinen Blog nahe Worte zu vermeiden, welche Unsicherheit oder Zweifel ausdrücken. Dies kann ich nur bestätigen, da ich es schwierig finde, zielführend mit jemandem zu interagieren, welcher auf Fragen zögerlich mit «Ich glaube…» antwortet oder so seine Aussagen beginnt. Dies wird auch in dem Blog von Dominic Hand [5] hervorgehoben. Er rät dabei, für stichhaltige Argumente und Aussagen jeweils zwei logisch nachvollziehbare Punkte anzuführen. Wird nun ein solcher Punkt mit einem unsicheren «Ich glaube…» eingeleitet, so verliert es in meinen Augen bereits an Kraft. Wird ein Argument hingegen klar und sicher vorgetragen, so hat es bereits eine Wirkung auf den Empfänger, unabhängig vom Inhalt. Damit kann der geschickte Einsatz der Sprache über eher schwache Argumente hinwegtäuschen.


Mit den Themen Feedback und Kritik einstecken habe ich mich während meiner Weiterbildung bereits eingehender beschäftigt und festgestellt, dass auch hier das Gesprächsklima zentral ist, um einen positiven Effekt bei dem Gegenüber zu erreichen. Klar, einerseits spielen generelle Feedbackregeln – wie in [6] beschrieben - eine Rolle. Neben diesen «formalen» Richtlinien kommt der Beziehung und Akzeptanz zwischen Feedbackgeber und -nehmer fast die grössere Bedeutung zu. Mir persönlich fällt es schwer, ein Feedback von einer Person anzunehmen und umzusetzen, die ich durch ihr Verhalten und ihre Kommunikationsart nicht respektiere. Ebenso verhält es sich mit Kritik. Wird diese sachlich, konkret und konstruktiv angebracht, kann ich gut damit umgehen. Zudem hilft es mir sachlich zu bleiben, in dem ich versuche, mich in mein Gegenüber hineinzuversetzen und so die Ursachen zu verstehen.


Kommunikation innerhalb der Organisation

Um in einer Organisation effizient und zielführend zu kommunizieren, kommen einerseits die individuelle Kommunikationsfähigkeit und andererseits institutionelle Rahmenbedingungen zum Tragen. Die Organisation muss die zu verwendenden Kommunikationskanäle definieren und ich als Führungskraft muss diese einhalten und auch entsprechend nutzen. Dieses Problem hat auch Thomas Mangold in seinem Blog erkannt und entsprechende Lösungen aufgezeigt [7]. Diese beziehen sich fast ausschliesslich auf die schriftliche Kommunikation. Der Hinweis, den Umgang mit Emails zu definieren, ist für mich zentral. Es verunmöglicht die effiziente Kommunikation und Arbeit, wenn ich Informationen zuerst aus einem Berg von Mails heraussuchen muss. So ist es für mich sinnvoller innerhalb der Organisation zu definieren, welche Informationen auf welche Art verbreitet werden. Für gewisse Informationen eignet sich die Veröffentlichung auf einer internen Plattform, da ich ansonsten das entsprechende Mail sicher nicht mehr finde, wenn ich es brauche.


In diesem Zusammenhang beschreibt Andrea Montua in ihrem Buch [8] verschiedene Arten von Medien resp. Kommunikationskanäle und deren beabsichtigten Interaktion. So unterscheidet sie zwischen Pull und Push-Medien. Dies korreliert mit meinem oben angeführten Beispiel der internen Plattform, welche ein klassisches Beispiel eines Pull-Mediums darstellt. Dort können sich Mitarbeiter die gewünschten Informationen herunterziehen und diese sind so schnell zu finden. Der gezielte Mailversand hingegen gehört in die Gruppe der Push-Medien. Weiter unterteilt sie die verschiedenen Medien in informierende, aktivierende und motivierende Kanäle. Um effizient kommunizieren zu können, müssen die entsprechenden Informationen in die einzelnen Kanäle aufgeteilt werden. Dadurch kann beispielsweise mit aktivierenden Medien das Gemeinschaftsgefühl gefördert und so die Grundlage für einen konstruktiven Dialog untereinander geschaffen werden.


Fazit

Um mit der richtigen Kommunikation meine Ziele zu erreichen, muss ich meine individuellen Kommunikationsfähigkeiten ausbauen. So kann ich konstruktive Gespräche mit meinen Kollegen und Unterstellten führen, ihre Bedürfnisse erkennen und ihren Fokus auf das zu erreichende Ziel ausrichten. Ebenfalls hilft mir regelmässiges Feedback, die Unterstellten zu fördern und auch selbst Rückmeldungen zu der eigenen Arbeits- und Kommunikationsweise zu erhalten. Dadurch kann ich meinen persönlichen Kommunikationsstil laufend verbessern und optimieren. Um relevante Informationen effizient in der Organisation verteilen zu können, muss ich die definierten Kommunikationskanäle kennen und sie entsprechend einsetzen. Ebenfalls muss ich unterscheiden können, wann ich eine Information schriftlich und wann mündlich weitergebe. Dazu ist es hilfreich, wenn die Organisation mich bezüglich der internen Kommunikationskanäle schult und die Nutzung deren vorlebt.


Mit diesen Massnahmen und Verhaltensweisen bin ich in der Lage, gemeinsam mit meinen Unterstellten, meine gesetzten Ziele zu erreichen.


Quellen

[1] A. Dudas, «7 Regeln für wirksame Kommunikation,» [Online]. Available: https://www.kalaidos-fh.ch/de-CH/Blog/Posts/Archiv/hrl-1143-Regeln-fuer-wirksame-Kommunikation [Zugriff am 27.09.2020].

[2] C. R. Rogers, Entwicklung der Persönlichkeit (16. Aufl.), Stuttgart: Klett-Cotta, 2006.

[3] C. R. Rogers, Therapeut und Klient (20. Aufl.), Frankfurt a.M.: Fischer, 2010.

[4] J. Düttmann, «Kommunikation für Chefs: So führen Sie Ihre Mitarbeiter respektvoll, zielführend und erfolgreich,» [Online]. Available: https://www.rf-f.de/blog/kommunikation-fuer-chefs-so-fuehren-mitarbeiter-respektvoll-zielfuehrend-erfolgreich [Zugriff am 27.09.2020].

[5] D. Hand, «Zielführende Kommunikation: 10 Tipps um im Gespräch zu überzeugen,» [Online]. Available: https://www.crmmanager.de/zielfuehrende-kommunikation-10-tipps-im-gespraech-ueberzeugen [Zugriff am 27.09.2020].

[6] F. Grolman, «Feedbackregeln: Feedback geben leicht gemacht 10 goldene Feedbackregeln für Führung, Beziehung, Alltag,» [Online]. Available: https://organisationsberatung.net/feedbackregeln-feedback-geben [Zugriff am 29.09.2020].

[7] T. Mangold, «7 TIPPS FÜR EINE EFFIZIENTERE KOMMUNIKATION IM UNTERNEHMEN,» [Online]. Available: https://thomas-mangold.com/7-tipps-fuer-eine-effizientere-kommunikation-im-unternehmen [Zugriff am 29 09 2020].

[8] A. Montua, Führungsaufgabe Interne Kommunikation, Hamburg: Springer Gabler, 2020.

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